Od lutego 2023 roku obowiązują w Polsce nowe regulacje dotyczące kontroli trzeźwości w miejscu pracy. Dają one pracodawcom narzędzia, dzięki którym mogą skutecznie dbać o bezpieczeństwo w zakładzie pracy, ale jednocześnie nakładają na nich konkretne obowiązki związane z organizacją takich kontroli. Jak wyglądają aktualne przepisy w 2025 roku? Czy każdy pracodawca może używać alkomatu? Jakie prawa przysługują pracownikom w tej sytuacji? Przeczytaj i dowiedz się, jak zgodnie z prawem przeprowadzać prewencyjne kontrole trzeźwości.

Kontrola trzeźwości w pracy – co się zmieniło?

Nowelizacja przepisów została wprowadzona ustawą z 1 grudnia 2022 roku, a obowiązuje od 21 lutego 2023. Dzięki niej pracodawcy mogą legalnie przeprowadzać kontrole trzeźwości oraz badania na obecność środków działających podobnie do alkoholu. Rozporządzenie wykonawcze, opublikowane tuż przed wejściem przepisów w życie, szczegółowo reguluje, jak mają wyglądać takie kontrole, jakie urządzenia mogą być używane oraz jakie dane można przetwarzać w ich ramach.

Wyniki badań trzeźwości pracowników są przechowywane w aktach osobowych w części E. Każda kontrola trzeźwości powinna być zarejestrowana w porządku chronologicznym i z odpowiednim numerowaniem.

Dokumentacja osobowa to kluczowy aspekt pracy w dziale kadr, dlatego warto dbać o bieżącą znajomość przepisów z nią związanych. W tym celu doskonałym wsparciem mogą być szkolenia z teczki osobowej pracownika.

Kiedy pracodawca ma prawo przeprowadzić badanie alkomatem?

Pracodawcy nie mają całkowitej swobody w badaniu trzeźwości. Mogą to robić wyłącznie w dwóch przypadkach:

1. Kontrola prewencyjna – planowana i zapowiedziana, której celem jest zapobieganie sytuacjom zagrażającym zdrowiu i życiu w miejscu pracy.
2. Kontrola uzasadniona podejrzeniem – przeprowadzana wówczas, gdy zachowanie pracownika sugeruje, że może znajdować się pod wpływem alkoholu lub innych środków odurzających.

Jak wprowadzić prewencyjne kontrole trzeźwości?

Aby prewencyjne badania były legalne, pracodawca musi wcześniej uregulować tę kwestię w dokumentach zakładowych – najczęściej w regulaminie pracy, układzie zbiorowym lub w obwieszczeniu (jeśli firma nie ma obowiązku tworzenia regulaminu). W dokumencie tym muszą się znaleźć konkretne informacje:

• Którzy pracownicy będą objęci kontrolą – np. tylko kierowcy, operatorzy maszyn, pracownicy produkcji.
• Jak często kontrole będą przeprowadzane – np. codziennie, raz w tygodniu, losowo.
• Czy wszyscy pracownicy z danej grupy będą badani, czy wybrane osoby – czyli czy badanie będzie obowiązkowe dla każdego, czy tylko dla wybranych pracowników.
• Rodzaj urządzenia wykorzystywanego do badania – np. alkomat z aktualnym certyfikatem i ważną kalibracją.
• Zasady przechowywania i przetwarzania danych osobowych – zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych.

Obowiązek informowania pracowników

Zanim przeprowadzona zostanie pierwsza kontrola prewencyjna, pracodawca musi poinformować pracowników o jej wprowadzeniu. Zgodnie z przepisami, musi to nastąpić najpóźniej na 14 dni przed planowaną kontrolą. Nowi pracownicy powinni otrzymać informacje o obowiązujących zasadach najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy – w formie papierowej lub elektronicznej.

Po co przeprowadza się kontrole trzeźwości?

Podstawowym celem takich kontroli jest zapewnienie bezpieczeństwa – zarówno samych pracowników, jak i osób trzecich (np. klientów, pasażerów, osób przebywających na terenie firmy). Nietrzeźwy pracownik może stanowić poważne zagrożenie w pracy, szczególnie jeśli obsługuje maszyny, pojazdy lub wykonuje inne niebezpieczne zadania. Kontrola ma również na celu ochronę mienia firmy i zapobieganie stratom finansowym.

Czy pracownik może odmówić badania?

Zgodnie z przepisami, pracownik nie może skutecznie odmówić badania trzeźwości, jeśli zostało ono wprowadzone zgodnie z prawem i jest przeprowadzane w sposób respektujący jego godność oraz prywatność. Jednocześnie pracodawca nie ma prawa fizycznie zmusić pracownika do poddania się badaniu. W razie odmowy, zarówno pracodawca, jak i pracownik mogą wezwać Policję, która przeprowadzi niezależne badanie.

Jakie są normy trzeźwości według Kodeksu pracy?

Prawo pracy rozróżnia dwa stany:

• Stan po użyciu alkoholu – gdy zawartość alkoholu we krwi wynosi od 0,2 do 0,5 promila lub od 0,1 do 0,25 mg alkoholu na 1 dm³ wydychanego powietrza.
• Stan nietrzeźwości – gdy te wartości zostają przekroczone.

W obu przypadkach pracodawca ma obowiązek nie dopuścić pracownika do pracy. Odnotowanie takiej sytuacji wymaga sporządzenia odpowiedniej dokumentacji, która trafia do akt osobowych.

Jak często można przeprowadzać kontrole?

Prawo nie narzuca konkretnej częstotliwości kontroli trzeźwości – decyzja należy do pracodawcy, ale musi być ona uzasadniona i opisana w dokumentach zakładowych. Kontrole mogą odbywać się codziennie, losowo, wyrywkowo lub przy wejściu do firmy. Istotne jest, aby zasady były jasne, przewidywalne i zgodne z przepisami.

Co jeśli wynik badania jest pozytywny?

Gdy badanie wykaże, że pracownik znajduje się pod wpływem alkoholu, nie może on zostać dopuszczony do pracy. Pracodawca powinien sporządzić odpowiednią notatkę służbową i umieścić ją w dokumentacji pracowniczej. Pracownik musi również zostać poinformowany o przyczynie niedopuszczenia do pracy. Obie strony – zarówno pracodawca, jak i pracownik – mają prawo zażądać ponownego badania przez Policję.

Jeśli kolejne badanie wykaże, że pracownik jednak był trzeźwy, nieobecność w pracy zostaje uznana za usprawiedliwioną, a pracownikowi przysługuje pełne wynagrodzenie za ten czas.

Czy kontrola może naruszyć prawa pracownika?

Pracodawca musi zadbać, by badanie nie naruszało dóbr osobistych ani godności pracownika. Kontrola powinna być przeprowadzana w sposób dyskretny, bez upubliczniania wyników, w odpowiednich warunkach i z użyciem sprawnego sprzętu. Urządzenie do pomiaru powinno być regularnie kalibrowane i posiadać odpowiednie certyfikaty.

Co, jeśli kontrola dotyczy substancji innych niż alkohol?

Ustawodawca przewidział także możliwość przeprowadzania badań na obecność tzw. środków działających podobnie do alkoholu (np. narkotyków). W takim przypadku obowiązują te same zasady, co przy badaniu alkomatem – badanie musi być przewidziane w regulaminie i przeprowadzane zgodnie z procedurą. W przypadku pozytywnego wyniku, pracownik również nie może być dopuszczony do pracy.

Kontrola trzeźwości a akta osobowe – zadbaj o zgodność z przepisami

Wyniki kontroli trzeźwości pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami, powinny być odpowiednio dokumentowane i przechowywane w części B akt osobowych. Niewłaściwe ich ewidencjonowanie może prowadzić do naruszeń prawa pracy i ochrony danych osobowych.

Jeśli chcesz mieć pewność, jak prawidłowo prowadzić dokumentację pracowniczą i unikać błędów podczas kontroli, zapisz się na szkolenie z dokumentacji pracowniczej w Centrum Verte. To solidna dawka aktualnej wiedzy, dzięki której uporządkujesz dokumentację kadrową zgodnie z obowiązującymi regulacjami.

Podsumowanie – najważniejsze informacje

Oto kluczowe fakty, które każdy pracodawca i pracownik powinien znać:

• Kontrola trzeźwości w pracy jest legalna od lutego 2023 roku.
• Może być przeprowadzana prewencyjnie lub przy podejrzeniu nietrzeźwości.
• Musi być poprzedzona zapisami w regulaminie i poinformowaniem pracowników z 14-dniowym wyprzedzeniem.
• Pracownik nie może odmówić badania, ale może zażądać kontroli przez Policję.
• Wynik badania powinien być udokumentowany i przechowywany w aktach osobowych.
• Badanie nie może naruszać godności pracownika.
• Alkomat używany w firmie musi mieć ważną kalibrację i certyfikat.

Wprowadzenie kontroli trzeźwości w zakładzie pracy to nie tylko kwestia prawa, ale przede wszystkim bezpieczeństwa. Dobrze przygotowany regulamin i odpowiednia komunikacja z pracownikami to podstawa, by proces przebiegał sprawnie, zgodnie z przepisami i z poszanowaniem praw każdej ze stron.

Chcesz wiedzieć, jak nowe przepisy mają się do dokumentacji pracowniczej? Zapisz się na szkolenia z akt osobowych!

Artykuł zewnętrzny.