Negocjacje z kandydatem na stanowisko bywają długie i wymagające. Natomiast list intencyjny pozwala zabezpieczyć interesy obu stron jeszcze przed podpisaniem umowy o pracę. Poznaj praktyczne wskazówki dotyczące sporządzania tego dokumentu.

List intencyjny – co to takiego?

List intencyjny to dokument sporządzany podczas negocjacji dotyczących stosunku pracy – zanim strony podpiszą wiążącą umowę. Wyraża on wolę nawiązania współpracy w przyszłości i określa wstępne warunki zatrudnienia. Nie stanowi jednak prawnego zobowiązania do zawarcia umowy o pracę.

W praktyce biznesowej dokument ten porządkuje ustalenia dotyczące potencjalnego zatrudnienia. Wskazuje planowane stanowisko, zakres obowiązków oraz harmonogram dalszych negocjacji. Dla pracodawców jego sporządzenie jest potwierdzeniem zainteresowania kandydatem bez ostatecznego zobowiązania. Z kolei dla kandydata jest to pisemne potwierdzenie intencji firmy.

Co zawiera i jak napisać list intencyjny?

Dobrze sporządzony list powinien być przejrzysty i jasno komunikować swój cel. Zawiera on następujące elementy:

• nagłówek i datę – tytuł „List intencyjny” oraz datę i miejsce jego sporządzenia;
• dane stron – firmy oraz kandydata;
• cel listu – wskazanie, że celem dokumentu jest wyrażenie woli stron do zawarcia w przyszłości określonej umowy (np. umowy o pracę);
• wstępne warunki – opis planowanego stanowiska, ogólny zakres obowiązków oraz ewentualnie proponowane widełki wynagrodzenia;
• ramy czasowe – określenie przybliżonego terminu, w jakim strony planują sfinalizować negocjacje i ewentualnie podpisać docelową umowę;
• podpisy stron – dokument powinien być podpisany przez obie strony – ewentualnego przyszłego pracodawcę i kandydata na stanowisko pracy.

Pamiętaj, aby dokument zawierał zastrzeżenie prawne. Należy w nim wyraźnie zaznaczyć, że list nie stanowi oferty w rozumieniu kodeksu cywilnego, nie jest umową przedwstępną ani zobowiązaniem do zatrudnienia. Trzeba jasno wskazać, że jest on jedynie wyrazem intencji stron. W dokumencie możesz umieścić też dodatkowe klauzule – np. poufności lub wyłączności negocjacji

W liście intencyjnym unikaj sformułowań typu „strony zobowiązują się” czy „pracodawca gwarantuje”. Zamiast tego używaj zwrotów wskazujących na intencje, np. „strony wyrażają wolę” lub „planowane jest”. W przeciwnym razie dokument nabierze cech umowy przedwstępnej – generującej zobowiązania prawne.

Kiedy sporządza się list intencyjny?

Dokument ten sprawdzi się, gdy znajdziesz idealnego kandydata na dane stanowisko, ale musisz poczekać na zakończenie jego okresu wypowiedzenia u innego pracodawcy. List intencyjny jest sygnałem dla przyszłego pracownika, że rzeczywiście zależy Ci na jego zatrudnieniu – nie skutkuje jednak prawnym zobowiązaniem. To rozwiązanie sprawdzi się również wtedy, gdy potrzebujesz czasu na przygotowanie stanowiska pracy, weryfikację danej osoby czy dopełnienie formalności wewnętrznych.

List intencyjny to elastyczne narzędzie w arsenale managera HR i właściciela firmy. Usprawnia zarządzanie procesem rekrutacji, buduje zaufanie oraz profesjonalny wizerunek firmy. Należy jednak używać go świadomie, dbając o jego treść, aby pozostał jedynie deklaracją intencji, a nie stał się niechcianym zobowiązaniem.

Materiał promocyjny.