W 2025 roku praca zdalna oraz samozatrudnienie są już codziennością dla setek tysięcy osób w Polsce. Rozwój technologii, potrzeba elastyczności i zmiany w modelu zatrudnienia sprawiły, że coraz więcej osób prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą lub wykonuje obowiązki zawodowe z domu. Wraz z tym trendem rośnie znaczenie ulg podatkowych, które pomagają zminimalizować obciążenia finansowe i zoptymalizować rozliczenia z fiskusem. Co dokładnie można odliczyć i jak skorzystać z dostępnych przywilejów?
Praca zdalna – jakie wydatki można odliczyć?
Osoby zatrudnione na umowie o pracę, które wykonują swoje obowiązki w formie zdalnej, mogą w określonych warunkach skorzystać z podwyższonych kosztów uzyskania przychodu. W 2025 roku nadal obowiązuje podstawowy limit kosztów – 250 zł miesięcznie (3000 zł rocznie), który może zostać podwyższony do 300 zł miesięcznie (3600 zł rocznie), jeśli miejsce zamieszkania pracownika znajduje się poza siedzibą pracodawcy, a dojazdy są niemożliwe lub nieregularne.
Wydatki związane bezpośrednio z pracą w domu – takie jak rachunki za Internet, energia elektryczna, materiały biurowe czy meble – nie są automatycznie odliczane przez pracownika etatowego, chyba że są refundowane przez pracodawcę. W przeciwnym razie możliwość ich odliczenia jest mocno ograniczona i wymaga precyzyjnej dokumentacji oraz zgody pracodawcy. Inaczej wygląda to w przypadku samozatrudnionych.
Samozatrudnieni i jednoosobowe działalności – większe możliwości
Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą mają znacznie szerszy katalog kosztów, które mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Jeśli pracują z domu, mogą częściowo odliczyć:
– część kosztów czynszu i opłat eksploatacyjnych,
– rachunki za prąd, gaz, wodę – proporcjonalnie do powierzchni mieszkania przeznaczonej na działalność,
– zakup sprzętu biurowego i komputerowego,
– wydatki na materiały biurowe i eksploatacyjne,
– abonament telefoniczny i Internet,
– amortyzację sprzętu oraz mebli, jeśli są użytkowane w ramach działalności.
Aby móc zaliczyć takie wydatki do kosztów, konieczne jest odpowiednie udokumentowanie ich związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Najczęściej stosuje się tu podział procentowy powierzchni mieszkania – np. jeśli biuro zajmuje 20% lokalu, to tyle samo kosztów czynszu można zaliczyć do kosztów firmowych.
Ulga na Internet – nie tylko dla przedsiębiorców
W 2025 roku nadal funkcjonuje tzw. ulga na Internet, z której mogą skorzystać zarówno osoby fizyczne, jak i samozatrudnieni. W przypadku działalności gospodarczej opłaty za dostęp do sieci mogą być w całości wliczane w koszty, o ile Internet jest wykorzystywany do celów firmowych. Osoby prywatne mogą natomiast odliczyć do 760 zł rocznie przez maksymalnie dwa lata z rzędu – o ile wcześniej nie korzystały z tej ulgi.
Warto pamiętać, że ulga przysługuje tylko wtedy, gdy podatnik posiada faktury na swoje nazwisko i opłaca rachunki samodzielnie. Nie dotyczy to osób, którym Internet opłaca pracodawca lub współlokator. Ulga nie obejmuje wydatków na sprzęt komputerowy – te można odliczyć tylko w ramach działalności gospodarczej, jako środek trwały lub jednorazowy koszt.
Koszty samochodu i podróży służbowych
Dla osób prowadzących działalność gospodarczą samochód to jedno z najważniejszych narzędzi pracy. W 2025 roku nadal można odliczać koszty związane z użytkowaniem pojazdu – paliwo, ubezpieczenie, serwis – pod warunkiem prowadzenia kilometrówki lub ewidencji przebiegu, jeśli samochód nie jest wykorzystywany wyłącznie do celów firmowych.
Jeśli auto służy tylko firmie, możliwe jest odliczenie 100% kosztów i 100% VAT. W przypadku pojazdu wykorzystywanego częściowo prywatnie – tylko 75% kosztów i 50% VAT. Podobnie wygląda sytuacja z kosztami podróży służbowych – noclegów, diet, przejazdów komunikacją publiczną – wszystkie te wydatki mogą być wliczone w koszty działalności, o ile mają bezpośredni związek z pracą.
W kontekście ogólnego przeglądu ulg i ich kwalifikowalności warto zajrzeć na stronę: https://szczecinportal.pl/ulga-podatkowa-w-2025-roku-definicja-rodzaje-i-jak-z-niej-skorzystac/
Ulga na terminal i inne zachęty dla e-biznesu
W 2025 roku nadal dostępna jest ulga na terminal płatniczy, czyli możliwość odliczenia od dochodu kosztów zakupu i użytkowania terminala POS – zarówno w formie tradycyjnej, jak i online. Ulga dotyczy nie tylko właścicieli sklepów czy punktów usługowych, ale także freelancerów i małych firm, które przyjmują płatności bezgotówkowe.
Dodatkowo osoby samozatrudnione mogą korzystać z ulg inwestycyjnych – np. ulgi na robotyzację, ulgi na innowacje lub ulgi IP Box. Nie są to ulgi typowe dla pracy zdalnej, ale jeśli działalność polega na tworzeniu oprogramowania, analizie danych czy obsłudze projektów IT, to mogą być bardzo korzystne.
Jak rozliczyć ulgi i uniknąć błędów?
Najważniejsze to prowadzenie rzetelnej dokumentacji i oddzielenie wydatków firmowych od prywatnych. Urząd skarbowy ma prawo zakwestionować koszt, jeśli nie da się jednoznacznie wykazać jego związku z działalnością. Oznacza to konieczność przechowywania faktur, umów i ewidencji, a także regularnego aktualizowania zapisów księgowych – nawet w przypadku uproszczonej księgowości.
Dobrą praktyką jest też konsultacja z księgowym lub doradcą podatkowym – zwłaszcza przy bardziej skomplikowanych przypadkach, jak podział kosztów między życie prywatne a zawodowe czy odliczanie kosztów amortyzacji. Coraz więcej przedsiębiorców korzysta też z aplikacji do księgowości online, które automatycznie rozliczają VAT, PIT i wskazują dostępne ulgi.
Podsumowanie: większa elastyczność, większa odpowiedzialność
Praca zdalna i samozatrudnienie dają nie tylko elastyczność, ale i szansę na zoptymalizowanie kosztów dzięki dostępnym ulgom podatkowym. W 2025 roku katalog tych ulg jest szeroki, ale wymaga świadomego podejścia, systematyczności i znajomości przepisów. Dla wielu mikroprzedsiębiorców i freelancerów możliwość odliczenia kosztów pracy z domu, sprzętu, Internetu czy transportu to realna ulga dla portfela.
Jednak wraz z możliwościami rośnie odpowiedzialność – za dokumentację, prawidłowe rozliczenia i zgodność z obowiązującym prawem. Im bardziej przemyślane i świadome decyzje podatkowe, tym większa szansa na oszczędności, a jednocześnie mniejsze ryzyko kontroli i sankcji.
Artykuł sponsorowany.
