Automatyzacja procesów biznesowych pozwala ograniczyć liczbę ręcznych czynności wykonywanych każdego dnia przez pracowników. System ERP może samodzielnie przekazywać dane między działami, tworzyć dokumenty na podstawie wcześniej zapisanych informacji, kontrolować terminy, aktualizować stany magazynowe i uruchamiać kolejne działania po spełnieniu określonych warunków. Firma zyskuje wtedy szybszy przepływ informacji oraz większą kontrolę nad powtarzalnymi operacjami. Efekt zależy jednak od sposobu zaprojektowania procesu. Automatyzacja powinna opierać się na jasnych regułach, poprawnych danych i określonej odpowiedzialności pracowników. Jeśli system dostaje błędne informacje albo proces ma wiele nieopisanych wyjątków, automatyczne wykonywanie operacji może zwiększyć liczbę pomyłek. Dlatego przed uruchomieniem automatyzacji trzeba dokładnie sprawdzić, jak firma pracuje, gdzie powstają dane i które czynności rzeczywiście mogą przebiegać bez ręcznej obsługi.

Co oznacza automatyzacja procesów w systemie ERP?

Automatyzacja w ERP polega na wykonywaniu przez system określonych operacji zgodnie z wcześniej ustalonymi zasadami. Użytkownik wprowadza informację w jednym miejscu, a system wykorzystuje ją podczas kolejnych etapów pracy.

Przykładowo handlowiec rejestruje zamówienie klienta. ERP może automatycznie sprawdzić dostępność produktu, utworzyć rezerwację magazynową, przekazać informację do planowania, wyliczyć zapotrzebowanie materiałowe i przygotować dane dla magazynu. Po wydaniu towaru system może zmienić status zamówienia oraz przekazać dane potrzebne do wystawienia dokumentu sprzedaży.

W procesie ręcznym kilka osób może wykonywać te czynności osobno. Handlowiec wysyła wiadomość do magazynu, magazynier sprawdza zapas, pracownik księgowości tworzy dokument, a kolejna osoba aktualizuje arkusz z informacją o realizacji. Każde przepisanie danych wymaga czasu i stwarza możliwość pomyłki.

ERP pozwala połączyć kolejne czynności poprzez reguły. System reaguje na konkretne zdarzenie i wykonuje przypisaną operację. Może również przekazać zadanie pracownikowi, jeśli dana decyzja wymaga udziału człowieka.

Automatyzację trzeba zacząć od opisania procesu

Firma powinna najpierw sprawdzić, jak konkretny proces przebiega obecnie. Trzeba ustalić, kto rozpoczyna operację, jakie dane wprowadza, komu je przekazuje i w którym miejscu kończy się dany etap.

Dobrym przykładem jest obsługa zamówienia sprzedaży. Proces może zaczynać się od zapytania klienta, następnie przechodzić przez przygotowanie oferty, akceptację warunków, utworzenie zamówienia, sprawdzenie zapasu, rezerwację, kompletację, wysyłkę, fakturę oraz rozliczenie płatności.

Każdy z tych etapów może zawierać czynności wykonywane ręcznie.

Handlowiec może przepisywać dane z wiadomości do ERP. Magazyn może otrzymywać zamówienie w arkuszu. Pracownik może codziennie sprawdzać, które dokumenty oczekują na wysyłkę. Księgowość może ręcznie szukać wpłat i przypisywać je do faktur.

Dopiero po opisaniu całego przebiegu można wskazać miejsca odpowiednie do automatyzacji.

Firma powinna szukać czynności powtarzalnych, wykonywanych według stałej reguły i opartych na danych, które system już posiada.

Które procesy najczęściej nadają się do automatyzacji?

Najlepszymi kandydatami są operacje wykonywane często i w podobny sposób. Im więcej razy pracownik powtarza tę samą czynność, tym większy efekt może przynieść jej automatyzacja.

Przykładem jest tworzenie dokumentu magazynowego na podstawie zamówienia, aktualizacja statusu po potwierdzeniu operacji, wysyłanie danych do kolejnego działu albo kontrolowanie terminu płatności.

ERP może także automatycznie tworzyć zapotrzebowanie zakupowe, generować zlecenie produkcyjne, aktualizować rezerwacje, sprawdzać limity kredytowe klientów i uruchamiać obieg akceptacji.

Dużą grupę stanowią również czynności związane z raportowaniem. Jeśli pracownik każdego ranka pobiera dane z kilku miejsc i składa z nich zestawienie, część tej pracy może wykonać system.

Celem automatyzacji powinno być ograniczenie czynności, które pracownik wykonuje według określonego schematu i które nie wymagają każdorazowo indywidualnej oceny.

Automatyzacja sprzedaży w ERP

Proces sprzedaży zawiera wiele powtarzalnych operacji. System ERP może obsłużyć znaczną część z nich na podstawie wcześniej ustalonych reguł.

Po utworzeniu zamówienia system może sprawdzić dane kontrahenta, warunki płatności, dostępność produktów i obowiązujący cennik. Może także zweryfikować, czy klient przekroczył ustalony limit należności.

Jeśli wszystkie warunki są spełnione, zamówienie może automatycznie przejść do realizacji.

Jeżeli system wykryje wyjątek, może skierować dokument do odpowiedniej osoby. Zamówienie z nietypowym rabatem może wymagać zatwierdzenia przez kierownika sprzedaży. Zamówienie klienta z zaległymi płatnościami może trafić do działu finansowego.

Pracownik zajmuje się wtedy przypadkami wymagającymi decyzji, zamiast ręcznie sprawdzać każde zamówienie.

Automatyczna kontrola cen i rabatów

Firmy obsługujące wielu klientów często posiadają kilka cenników, indywidualne warunki handlowe, rabaty ilościowe oraz czasowe promocje.

Ręczne ustalanie ceny przy każdym zamówieniu zwiększa ryzyko pomyłki. Handlowiec może użyć starego cennika albo zastosować rabat, który przestał obowiązywać.

ERP może automatycznie pobrać właściwą cenę na podstawie kontrahenta, produktu, daty, ilości oraz zapisanych warunków.

System może także kontrolować maksymalny rabat dostępny dla danego użytkownika. Jeśli handlowiec chce zejść poniżej określonego poziomu ceny, dokument trafia do akceptacji.

Firma zyskuje wtedy większą kontrolę nad polityką cenową, a handlowcy nie muszą każdorazowo sprawdzać dodatkowych zestawień.

Automatyzacja tworzenia ofert

ERP może wspierać również przygotowywanie ofert.

Handlowiec wybiera klienta i produkty, a system pobiera aktualne ceny, rabaty, warunki płatności oraz podstawowe dane potrzebne do dokumentu.

Jeśli firma sprzedaje produkty według kilku standardowych wariantów, system może korzystać z gotowych reguł kalkulacji.

Po zaakceptowaniu oferty można przekształcić ją w zamówienie bez ponownego wpisywania pozycji.

Takie działanie ogranicza liczbę sytuacji, w których cena, ilość albo kod produktu zmieniają się podczas przepisywania danych.

Historia oferty może również pozostać w systemie i być później porównana z rzeczywistą sprzedażą.

Automatyczne rejestrowanie zamówień z innych kanałów

Jeśli firma przyjmuje zamówienia przez sklep internetowy, platformy zewnętrzne, CRM albo portal dla klientów, pracownik nie powinien przepisywać ich ręcznie do ERP.

Integracja może automatycznie utworzyć dokument w systemie.

ERP otrzymuje numer zamówienia, dane klienta, produkty, ilości, ceny, adres dostawy, sposób płatności i inne potrzebne informacje.

Następnie system uruchamia dalszy proces.

Automatyzacja takiego przepływu ma szczególnie duże znaczenie przy dużej liczbie zamówień. Przy kilkuset transakcjach dziennie ręczne przepisywanie danych angażuje kilka osób i zwiększa liczbę błędów.

System powinien jednocześnie sprawdzać poprawność danych. Jeśli zamówienie zawiera nieznany produkt albo nieprawidłową metodę dostawy, powinno trafić do obsługi zamiast zostać zapisane z brakami.

Automatyczna rezerwacja zapasu

Po przyjęciu zamówienia ERP może automatycznie zarezerwować dostępny towar.

Dzięki temu kolejny handlowiec albo kanał sprzedaży nie wykorzysta tej samej ilości dla innego klienta.

Reguły rezerwacji mogą zależeć od modelu działalności.

Firma może rezerwować towar natychmiast po zapisaniu zamówienia. Może też robić to dopiero po otrzymaniu płatności albo po akceptacji przez dział sprzedaży.

System powinien odzwierciedlać rzeczywiste zasady obowiązujące w przedsiębiorstwie.

Jeżeli firma posiada kilka magazynów, ERP może dodatkowo określać miejsce realizacji na podstawie zapasu, lokalizacji klienta lub przyjętych zasad logistycznych.

Automatyzacja magazynu

Magazyn daje wiele możliwości ograniczenia ręcznej pracy.

ERP może automatycznie tworzyć dyspozycję wydania po zatwierdzeniu zamówienia. Dokument może trafić do magazyniera albo do systemu WMS.

Pracownik otrzymuje listę produktów i ilości przeznaczonych do kompletacji.

Po potwierdzeniu wydania system aktualizuje stan magazynowy i status zamówienia.

Jeśli magazyn korzysta ze skanerów, pracownik może potwierdzać operacje poprzez odczyt kodu produktu, lokalizacji i dokumentu. System od razu sprawdza zgodność pobieranej pozycji.

Takie podejście ogranicza ręczne wpisywanie indeksów i pozwala szybciej wykryć próbę pobrania niewłaściwego produktu.

Automatyczne uzupełnianie zapasu

ERP może monitorować poziom materiałów i towarów.

Jeżeli stan spadnie poniżej określonego poziomu, system może utworzyć propozycję zamówienia albo zapotrzebowanie zakupowe.

Reguła może uwzględniać minimalny zapas, średnie zużycie, czas dostawy i otwarte zamówienia.

Przykładowo firma utrzymuje minimalnie 200 sztuk danego komponentu. Aktualny stan wynosi 170 sztuk, a zaplanowana produkcja zużyje kolejne 120 sztuk. System może wcześniej wskazać konieczność zakupu.

Pracownik nie musi codziennie przeglądać tysięcy indeksów.

Automatyzacja może również uwzględniać wielkość opakowań dostawcy. Jeśli komponent jest sprzedawany po 500 sztuk, system może zaproponować ilość zgodną z tym ograniczeniem.

Automatyzacja zakupów

Proces zakupowy często zaczyna się od informacji o braku materiału lub towaru.

ERP może samodzielnie analizować stany, plan produkcji, rezerwacje oraz zamówienia klientów.

Na tej podstawie system generuje zapotrzebowanie.

Pracownik zakupów otrzymuje listę pozycji wymagających zamówienia wraz z sugerowanymi ilościami i terminami.

System może również wskazać dostawcę przypisanego do danego indeksu, ostatnią cenę zakupu i standardowy czas dostawy.

Decyzja o wysłaniu zamówienia może pozostać po stronie kupca, szczególnie przy materiałach o wysokiej wartości.

W przypadku powtarzalnych zakupów o stałych zasadach część procesu można zautomatyzować dalej.

Automatyczny obieg akceptacji zakupów

Zakupy często wymagają zatwierdzenia w zależności od wartości lub rodzaju wydatku.

ERP może kierować dokument do odpowiedniej osoby na podstawie zapisanych progów.

Zapotrzebowanie o wartości 1000 zł może trafiać bezpośrednio do kupca. Dokument o wartości 25 tysięcy zł może wymagać akceptacji kierownika. Większa kwota może zostać skierowana do dyrektora.

System przechowuje historię decyzji i daty akceptacji.

Pracownik nie musi wysyłać dokumentu wiadomością i później sprawdzać, czy ktoś go zatwierdził.

Po akceptacji ERP może automatycznie zmienić status i przekazać dokument do kolejnego etapu.

Automatyzacja zamówień do dostawców

Po zatwierdzeniu zapotrzebowania ERP może przygotować zamówienie zakupu na podstawie danych znajdujących się w systemie.

Dokument pobiera dane dostawcy, warunki dostawy, ceny, ilości i terminy.

Pracownik może sprawdzić zamówienie przed wysłaniem.

W przypadku dostawców obsługiwanych według stałych zasad system może także automatycznie przesyłać dokument przez uzgodniony kanał komunikacji.

Po otrzymaniu potwierdzenia można zaktualizować przewidywany termin dostawy.

Dzięki temu planowanie magazynu i produkcji korzysta z aktualniejszych danych.

Kontrola terminów dostaw

Pracownik zakupów może obsługiwać dziesiątki albo setki otwartych zamówień.

Ręczne sprawdzanie każdego terminu zajmuje dużo czasu.

ERP może automatycznie wykrywać zamówienia, których termin dostawy zbliża się albo został przekroczony.

System może utworzyć zadanie dla kupca albo oznaczyć dokument do wyjaśnienia.

Może również porównywać potwierdzony termin dostawy z terminem potrzebnym produkcji.

Jeśli dostawa zaczyna zagrażać konkretnemu zleceniu, planista otrzymuje informację wcześniej.

Taki mechanizm pozwala reagować przed fizycznym wystąpieniem braku materiału.

Automatyzacja procesu przyjęcia dostawy

Po przyjeździe dostawy magazyn może korzystać z informacji znajdujących się w zamówieniu zakupu.

Pracownik nie musi ponownie wpisywać danych produktu i dostawcy.

Wybiera dokument, potwierdza rzeczywiście odebraną ilość i ewentualnie rejestruje partię, numer seryjny lub datę ważności.

ERP może porównać dostawę z zamówieniem.

Jeśli zamówiono 500 sztuk, a przyjęto 480, system zapisuje różnicę i pozostawia brakującą część jako niezrealizowaną.

W przypadku nadwyżki może wymagać dodatkowej akceptacji.

Automatyczna kontrola zmniejsza ryzyko przyjęcia dostawy w ilości niezgodnej z zamówieniem.

Automatyzacja procesów produkcyjnych

W przedsiębiorstwie produkcyjnym ERP może automatycznie przekształcać zapotrzebowanie sprzedażowe w plan produkcji.

System sprawdza dostępny zapas wyrobów gotowych. Jeżeli go brakuje, tworzy zapotrzebowanie na wykonanie określonej ilości.

Następnie analizuje strukturę materiałową produktu i wylicza potrzebne komponenty.

Jeśli część materiałów jest niedostępna, generuje informację dla zakupów.

Planista otrzymuje w ten sposób dane wynikające bezpośrednio z zamówień i aktualnych stanów.

Automatyzacja skraca czas potrzebny na przygotowanie planu, szczególnie przy dużej liczbie indeksów i wielu poziomach półproduktów.

Automatyczne tworzenie zleceń produkcyjnych

Firma może ustalić, kiedy ERP tworzy zlecenie produkcyjne.

Może ono powstać po zatwierdzeniu zamówienia klienta, po osiągnięciu minimalnego poziomu zapasu albo w wyniku planowania okresowego.

System pobiera dane z technologii i struktury materiałowej.

Zlecenie zawiera produkt, ilość, wymagane materiały, operacje i terminy.

Pracownik nie musi ręcznie przepisywać danych z zamówienia sprzedaży.

Jeśli firma produkuje dużą liczbę podobnych wyrobów, automatyczne tworzenie zleceń może znacznie ograniczyć pracę planistów.

Nadal trzeba jednak kontrolować poprawność technologii i norm materiałowych. System korzysta dokładnie z danych, które posiada.

Automatyczne planowanie materiałów

ERP może przeliczać zapotrzebowanie materiałowe dla planowanej produkcji.

Jeśli do wykonania jednej sztuki potrzeba 2 kilogramów surowca, zlecenie na 500 sztuk wygeneruje zapotrzebowanie na 1000 kilogramów.

System uwzględnia aktualny stan, zapas zarezerwowany dla innych zleceń, otwarte dostawy i planowane zużycie.

Dzięki temu kupiec otrzymuje informację o realnym braku zamiast prostego zestawienia stanów magazynowych.

Automatyzacja tego obszaru ma duże znaczenie przy produktach składających się z wielu komponentów.

Ręczne przeliczanie zapotrzebowania dla setek zleceń byłoby czasochłonne i podatne na błędy.

Automatyczne wydawanie materiałów na produkcję

W zależności od modelu pracy system może przygotować listę materiałów do wydania na konkretne zlecenie.

Magazyn otrzymuje informację o potrzebnych indeksach i ilościach.

Po fizycznym pobraniu pracownik potwierdza operację.

W bardziej powtarzalnych procesach ERP może automatycznie rozliczać zużycie według normy po potwierdzeniu wykonania produkcji.

Takie podejście sprawdza się wtedy, gdy rzeczywiste zużycie jest stabilne i dobrze opisane.

Przy materiałach o dużej wartości albo procesach generujących znaczne różnice lepiej rejestrować rzeczywiste pobrania.

Automatyzację trzeba więc dopasować do charakteru produkcji.

Raportowanie wykonania produkcji

Operator może potwierdzać zakończenie operacji bezpośrednio przy stanowisku.

ERP lub połączony system produkcyjny otrzymuje liczbę wykonanych sztuk, czas pracy, ilość braków i inne wymagane dane.

Po potwierdzeniu system aktualizuje stan zlecenia.

Planista widzi aktualny postęp bez oczekiwania na ręczny raport sporządzany pod koniec dnia.

System może również automatycznie wykryć odchylenie.

Jeżeli operacja trwa znacząco dłużej niż norma, może pojawić się komunikat dla osoby odpowiedzialnej.

Jeśli liczba braków przekroczy ustalony poziom, zlecenie może trafić do kontroli jakości.

Automatyzacja kontroli jakości

ERP może automatycznie tworzyć zadanie kontrolne po wystąpieniu określonego zdarzenia.

Przykładem jest przyjęcie nowej partii materiału.

Jeśli dany surowiec wymaga kontroli przed użyciem, system może nadać mu status blokady i utworzyć zadanie dla jakości.

Dopiero po zatwierdzeniu partia staje się dostępna dla produkcji.

Podobną zasadę można zastosować dla wyrobów gotowych.

Po zakończeniu produkcji system może przekazać partię do kontroli. Po pozytywnym wyniku produkt otrzymuje status umożliwiający sprzedaż i wysyłkę.

Automatyzacja zapobiega przypadkowemu wykorzystaniu materiału przed zakończeniem wymaganej kontroli.

Automatyczna reakcja na wynik kontroli

System może wykonywać różne działania w zależności od wyniku.

Po pozytywnej decyzji zwalnia partię.

Po negatywnej decyzji może przenieść ją do blokady, utworzyć zgłoszenie jakościowe i poinformować odpowiedzialnych pracowników.

Przy częściowym dopuszczeniu ERP może udostępnić wyłącznie zaakceptowaną ilość.

Każdy taki przypadek powinien być dokładnie opisany w procesie.

Automatyzacja działa prawidłowo wtedy, gdy system otrzymuje jednoznaczną informację i posiada jasną regułę dalszego działania.

Automatyzacja księgowości i finansów

Finanse obejmują wiele powtarzalnych operacji związanych z dokumentami, rozrachunkami i płatnościami.

ERP może automatycznie pobierać dane z dokumentów sprzedażowych, tworzyć odpowiednie zapisy oraz kontrolować terminy płatności.

Jeśli proces sprzedaży i księgowości działa w jednym środowisku, dane klienta i wartości dokumentu są dostępne bez ponownego przepisywania.

System może również przypisywać dokumenty do określonych kont, kategorii kosztowych albo miejsc powstawania kosztu według zapisanych zasad.

Im bardziej regularny jest proces, tym większą część pracy można wykonać automatycznie.

Automatyczne wystawianie dokumentów sprzedaży

Dokument sprzedaży może powstać na podstawie zakończonej realizacji zamówienia.

ERP posiada dane klienta, produkty, ilości, ceny i stawki podatkowe.

Po potwierdzeniu wydania system może przygotować fakturę zgodnie z przyjętymi zasadami.

Pracownik nie musi ręcznie przepisywać pozycji z dokumentu magazynowego.

W niektórych procesach faktura może powstać automatycznie po wysyłce. W innych firma wymaga dodatkowego zatwierdzenia.

Model powinien zależeć od charakteru sprzedaży i wewnętrznych procedur.

Automatyczne wystawianie dokumentów wymaga szczególnie dobrej jakości danych kontrahentów i parametrów podatkowych.

Automatyczne rozliczanie płatności

Ręczne przypisywanie każdej wpłaty do faktury może zajmować dużo czasu.

ERP może importować dane bankowe i próbować automatycznie dopasować płatność do rozrachunku.

System może analizować numer faktury, kwotę, kontrahenta oraz inne dane zawarte w przelewie.

Jeśli dopasowanie jest jednoznaczne, rozrachunek może zostać zamknięty automatycznie.

Pracownik zajmuje się wtedy przelewami wymagającymi wyjaśnienia.

Dotyczy to przykładowo płatności zbiorczych, niepełnych albo wykonanych bez prawidłowego numeru dokumentu.

Automatyczna kontrola należności

ERP może regularnie sprawdzać terminy płatności.

System może oznaczać faktury po terminie, przygotowywać listę zaległości i przekazywać informację handlowcowi.

Może również uruchomić określony proces po przekroczeniu ustalonej liczby dni.

Przykładowo po siedmiu dniach opóźnienia system tworzy zadanie dla opiekuna klienta. Po trzydziestu dniach może wymagać dodatkowej zgody na przyjęcie kolejnego zamówienia.

Firma ustala reguły zgodnie ze swoją polityką.

Dzięki temu kontrola nie zależy wyłącznie od pamięci pracowników.

Automatyczne przypomnienia o płatnościach

ERP może generować przypomnienia na podstawie terminu faktury.

Treść może zawierać numer dokumentu, kwotę i termin.

Firma powinna ustalić częstotliwość oraz moment wysyłki.

Inny schemat może obowiązywać dla klienta detalicznego, a inny dla dużego odbiorcy B2B.

System powinien również uwzględniać status płatności. Jeśli wpłata została już zaksięgowana, dalsze przypomnienia nie powinny być wysyłane.

Automatyzacja takiego procesu wymaga więc aktualnych danych finansowych.

Automatyzacja obiegu dokumentów kosztowych

Faktura kosztowa może przechodzić przez kilka osób przed księgowaniem.

Najpierw trafia do rejestracji, następnie do osoby odpowiedzialnej za koszt, później do akceptacji i księgowości.

ERP lub połączony system obiegu dokumentów może kierować ją automatycznie według określonych zasad.

Dokument dotyczący marketingu trafia do osoby odpowiedzialnej za ten obszar. Faktura za transport może zostać skierowana do logistyki.

Po akceptacji dokument przechodzi dalej bez ręcznego wysyłania wiadomości.

System zapisuje również historię decyzji.

Kontrola budżetu podczas akceptacji

Automatyczny obieg dokumentów może korzystać z informacji o budżecie.

Przed zatwierdzeniem kosztu ERP sprawdza dostępne środki w odpowiedniej kategorii.

Jeśli wydatek mieści się w limicie, proces przebiega standardowo.

Po przekroczeniu ustalonej wartości dokument może zostać przekazany do dodatkowej osoby.

Takie reguły pozwalają kontrolować wydatki w momencie ich powstawania.

Firma musi jednak utrzymywać aktualną strukturę budżetu i prawidłowo przypisywać koszty.

Automatyzacja procesów kadrowych

W zależności od funkcji systemu ERP można automatyzować część procesów związanych z pracownikami.

Przykładem jest obieg wniosku urlopowego.

Pracownik składa wniosek w systemie. ERP sprawdza dostępny limit, przekazuje dokument do przełożonego i po akceptacji aktualizuje odpowiednie dane.

Podobnie można obsługiwać delegacje, rozliczenia kosztów oraz wybrane wnioski pracownicze.

System może także przypominać o kończących się badaniach, szkoleniach lub innych terminach wynikających z wewnętrznej ewidencji.

Takie działania ograniczają prowadzenie osobnych list kontrolnych.

Automatyczne zadania i powiadomienia

Jedną z prostszych form automatyzacji jest tworzenie zadań na podstawie zdarzeń.

Jeśli umowa z klientem kończy się za trzydzieści dni, system może utworzyć zadanie dla handlowca.

Jeśli dostawa jest opóźniona, zadanie trafia do kupca.

Jeżeli zapas produktu spadnie poniżej określonego poziomu, informację otrzymuje osoba odpowiedzialna za zaopatrzenie.

Takie mechanizmy są przydatne szczególnie tam, gdzie firma wcześniej korzystała z ręcznie prowadzonych kalendarzy i arkuszy.

Trzeba jednak ograniczyć liczbę powiadomień. Jeśli użytkownik dostaje kilkadziesiąt komunikatów dziennie, część z nich zaczyna ignorować.

Jak dobrać właściwy poziom automatyzacji?

Nie każdy proces powinien przebiegać bez udziału pracownika.

System dobrze radzi sobie z operacjami opartymi na jednoznacznych regułach.

Jeżeli firma zawsze stosuje tę samą zasadę rezerwacji towaru, ERP może wykonywać ją automatycznie.

Jeśli decyzja zależy od indywidualnej oceny ryzyka, relacji z klientem albo nietypowej sytuacji, system powinien przekazać sprawę człowiekowi.

Przykładowo zamówienie stałego klienta spełniające wszystkie warunki może zostać automatycznie zwolnione do realizacji.

Zamówienie z wyjątkowo wysokim rabatem powinno trafić do zatwierdzenia.

Dobrze zaprojektowana automatyzacja odciąża użytkowników przy rutynowych czynnościach i pozostawia im decyzje wymagające oceny.

ERP jako część większego przepływu danych

W wielu firmach ERP współpracuje z CRM, WMS, systemem produkcyjnym, platformą e commerce, systemem bankowym oraz narzędziami raportowymi.

Automatyzacja procesów często przebiega więc przez kilka aplikacji.

Zamówienie może powstać w sklepie internetowym, następnie trafić do ERP, później do WMS, a po wysyłce jego status wraca do sklepu.

Każdy etap powinien mieć jasno określone reguły przekazywania informacji.

Więcej informacji o sposobach łączenia ERP z pozostałymi systemami IT oraz organizowaniu przepływu danych między aplikacjami znajdziesz tutaj: https://tech2u.pl/integracja-erp-z-innymi-systemami-it-dobre-praktyki-i-wyzwania/.

Firma powinna ustalić, który system stanowi źródło konkretnych danych. Dzięki temu automatyczny przepływ nie tworzy kilku różnych wersji tej samej informacji.

Automatyzacja wymaga spójnych danych

ERP wykonuje operacje na podstawie informacji zapisanych w bazie.

Jeśli kartoteki są błędne, automatyzacja może bardzo szybko przenieść błąd do kolejnych etapów.

Przykładowo produkt ma nieprawidłową jednostkę miary. System tworzy zamówienie zakupu według tej wartości, magazyn przyjmuje błędną ilość, a plan produkcji korzysta z nieprawidłowego zapasu.

Dlatego przed automatyzacją trzeba uporządkować podstawowe dane.

Dotyczy to indeksów produktów, kontrahentów, jednostek, cenników, magazynów, dostawców, struktur materiałowych i parametrów finansowych.

Każdy ważny typ danych powinien mieć osobę odpowiedzialną za jego utrzymanie.

Duplikaty utrudniają automatyzację

Jeśli ten sam klient występuje pod kilkoma kartotekami, system może mieć problem z prawidłowym przypisaniem dokumentów.

Podobnie wygląda sytuacja z produktami.

Dwa indeksy opisujące ten sam materiał mogą prowadzić do błędnych stanów i zakupów.

Firma powinna więc przeprowadzić porządkowanie danych przed uruchomieniem bardziej zaawansowanych reguł.

Trzeba też ustalić zasady tworzenia nowych kartotek.

Jeśli każdy pracownik może swobodnie dodać produkt, ryzyko ponownego powstawania duplikatów pozostaje wysokie.

Jednoznaczne identyfikatory ułatwiają przepływ

Automatyzacja między systemami wymaga możliwości jednoznacznego rozpoznania obiektu.

Zamówienie powinno mieć identyfikator, który pozwala śledzić je przez kolejne etapy.

Produkt powinien posiadać kod rozpoznawalny przez systemy uczestniczące w procesie.

Kontrahent powinien być powiązany z odpowiednią kartoteką.

Takie identyfikatory pomagają uniknąć podwójnego tworzenia dokumentów oraz ułatwiają diagnozowanie błędów.

Jeżeli system otrzyma ponownie to samo zamówienie, może sprawdzić jego numer i rozpoznać, że dokument już istnieje.

Reguły biznesowe muszą być zapisane jasno

Automatyzacja wymaga precyzyjnych warunków.

Polecenie „obsługuj duże zamówienia osobno” jest zbyt ogólne.

System potrzebuje konkretnej granicy. Może to być wartość 50 tysięcy złotych, określona grupa produktów albo klient przypisany do konkretnego segmentu.

Podobnie należy definiować inne zasady.

Zamiast „sprawdzaj starych klientów” trzeba określić, co oznacza taki klient w systemie.

Zamiast „wyślij przypomnienie po dłuższym czasie” należy wskazać liczbę dni.

Im bardziej jednoznaczna reguła, tym łatwiej ją wdrożyć, przetestować i później kontrolować.

Obsługa wyjątków musi powstać razem z automatyzacją

Proces zawsze może napotkać sytuację odbiegającą od standardu.

Zamówienie może zawierać nieznany produkt. Klient może posiadać niepełne dane. Wpłata może mieć inną kwotę niż faktura.

System powinien wiedzieć, co zrobić w takim przypadku.

Najczęściej najlepszym podejściem jest zatrzymanie konkretnej operacji i przekazanie jej do osoby odpowiedzialnej.

Pracownik powinien dostać czytelną informację o przyczynie.

Komunikat powinien wskazywać dokument oraz dane wymagające poprawy.

Dzięki temu użytkownik może szybko rozwiązać problem bez analizowania całego procesu.

Automatyzacja nie powinna ukrywać błędów

Jednym z największych zagrożeń jest sytuacja, w której proces zatrzymuje się bez widocznej informacji.

Przykładowo sklep wysyła zamówienie do ERP. System napotyka błąd i nie tworzy dokumentu. Klient oczekuje na realizację, a pracownicy nie wiedzą o problemie.

Każdy ważny przepływ powinien posiadać mechanizm monitorowania.

Firma powinna widzieć dokumenty przetworzone poprawnie, dokumenty oczekujące oraz błędy.

Trzeba też określić, kto sprawdza takie informacje.

Sam zapis błędu w technicznym dzienniku nie pomaga pracownikowi działu sprzedaży, jeśli nie ma do niego dostępu.

Automatyczne ponawianie operacji

Niektóre błędy mają charakter chwilowy.

System zewnętrzny może być niedostępny przez kilka minut.

W takim przypadku automatyzacja może ponowić próbę później.

Jeżeli problem dotyczy błędnych danych, ponowne wysyłanie tego samego komunikatu niczego nie zmieni.

System powinien więc rozróżniać typy problemów.

Błąd połączenia może uruchomić kolejną próbę. Brak wymaganego indeksu powinien utworzyć zadanie dla pracownika.

Takie podejście ogranicza ręczne działania przy krótkich awariach i jednocześnie pozwala szybko reagować na problemy wymagające korekty danych.

Historia automatycznych działań

Każda ważna operacja powinna pozostawiać ślad w systemie.

Pracownik powinien móc sprawdzić, kiedy utworzono dokument, jaka reguła została zastosowana i jaki był wynik.

Ma to duże znaczenie podczas wyjaśniania reklamacji albo błędów finansowych.

Jeśli klient pyta, dlaczego zamówienie zostało zatrzymane, użytkownik powinien zobaczyć przyczynę.

Jeżeli system automatycznie zmienił status, historia powinna wskazywać moment zmiany.

Taka przejrzystość pomaga również oceniać jakość procesu.

Automatyzacja raportowania

Pracownicy często tracą czas na przygotowywanie powtarzalnych zestawień.

ERP może generować raporty na podstawie aktualnych danych.

Kierownik sprzedaży może otrzymywać zestawienie zamówień oczekujących.

Planista może widzieć zlecenia zagrożone opóźnieniem.

Kupiec może mieć listę dostaw przekraczających termin.

Dział finansowy może kontrolować należności.

Największy efekt pojawia się wtedy, gdy raport korzysta bezpośrednio z danych operacyjnych i nie wymaga ręcznego kopiowania wartości do arkusza.

Automatyczne wskaźniki operacyjne

System może obliczać wskaźniki na bieżąco.

Firma może mierzyć terminowość dostaw, średni czas realizacji zamówienia, rotację zapasów, liczbę reklamacji czy poziom braków produkcyjnych.

Użytkownik otrzymuje wynik na podstawie danych zapisanych podczas zwykłej pracy.

Dzięki temu raport nie wymaga osobnego zbierania informacji.

Warunkiem pozostaje prawidłowe raportowanie zdarzeń.

Jeśli część operacji przebiega poza ERP, wskaźnik może nie przedstawiać pełnego obrazu.

Automatyczne alerty zamiast ciągłego sprawdzania raportów

Nie każda osoba musi codziennie analizować wszystkie dane.

System może przekazać informację dopiero wtedy, gdy określona wartość przekroczy ustalony poziom.

Planista może dostać alert, gdy zapas materiału spadnie poniżej minimum.

Kierownik produkcji może otrzymać informację, gdy poziom braków przekroczy określony procent.

Dział finansowy może zobaczyć klientów, których zadłużenie przekroczyło ustaloną wartość.

Takie podejście pozwala pracownikom koncentrować się na przypadkach wymagających reakcji.

Automatyzacja procesu obsługi klienta

ERP może przekazywać pracownikom obsługi informacje o zamówieniu, wysyłce i płatności.

Gdy klient kontaktuje się z firmą, użytkownik widzi status bez pytania kilku działów.

System może również automatycznie aktualizować dane dostępne w panelu klienta.

Po wysyłce zamówienia status zmienia się na podstawie informacji z magazynu.

Po zarejestrowaniu płatności system aktualizuje rozrachunek.

Po wystawieniu dokumentu klient może otrzymać dostęp do faktury zgodnie z przyjętym procesem.

Automatyczny przepływ skraca czas potrzebny na udzielenie odpowiedzi.

Automatyzacja reklamacji

Proces reklamacyjny może obejmować przyjęcie zgłoszenia, sprawdzenie dokumentu sprzedaży, odbiór produktu, ocenę jakościową i decyzję finansową.

ERP może prowadzić sprawę przez kolejne etapy.

Po zapisaniu reklamacji system może powiązać ją z konkretnym zamówieniem i produktem.

Następnie tworzy zadanie dla osoby odpowiedzialnej.

Po przyjęciu towaru magazyn potwierdza jego stan.

Po decyzji system może przygotować dalsze dokumenty zgodnie z ustalonym scenariuszem.

Historia pozostaje dostępna w jednym miejscu.

Zwroty towarów jako proces z regułami

Zwrot wymaga kontroli, ponieważ produkt może wrócić do sprzedaży albo zostać skierowany do innego statusu.

System nie powinien automatycznie zwiększać dostępnego zapasu w chwili zgłoszenia zwrotu.

Dopiero fizyczne przyjęcie oraz ocena stanu pozwalają określić dalsze postępowanie.

ERP może prowadzić pracownika przez kolejne kroki.

Po zgłoszeniu tworzy oczekiwany zwrot. Po odebraniu towaru magazyn potwierdza ilość. Kontrola określa status produktu. Następnie system aktualizuje zapas oraz dokumenty finansowe.

Taki przebieg zmniejsza ryzyko ponownej sprzedaży uszkodzonego towaru.

Automatyzacja procesów między działami

Duża część strat czasu pojawia się na styku zespołów.

Jeden dział kończy swoją część pracy, a kolejny dowiaduje się o tym dopiero po wiadomości lub rozmowie telefonicznej.

ERP może automatycznie przekazywać proces dalej.

Po zatwierdzeniu zamówienia sprzedażowego magazyn otrzymuje dyspozycję.

Po wykryciu braku materiału zakupy dostają zapotrzebowanie.

Po zakończeniu produkcji kontrola jakości otrzymuje zadanie.

Po zwolnieniu partii magazyn wyrobów gotowych może przyjąć produkt.

W ten sposób pracownik nie musi pamiętać o ręcznym informowaniu kolejnej osoby.

Automatyzacja a odpowiedzialność pracowników

System może wykonać wiele czynności, ale firma nadal potrzebuje jasno określonej odpowiedzialności.

Każdy proces powinien mieć osobę, która odpowiada za jego przebieg i reguły.

Ktoś musi zdecydować, kiedy zamówienie może zostać automatycznie zaakceptowane.

Ktoś ustala poziom zapasu uruchamiający zakup.

Ktoś odpowiada za progi akceptacji wydatków.

Dział IT może wdrożyć regułę w systemie, lecz jej treść powinna pochodzić od osoby odpowiedzialnej za proces biznesowy.

Uprawnienia w automatycznych procesach

Automatyzacja zwiększa znaczenie kontroli dostępu.

Jeśli użytkownik może zmienić parametr wykorzystywany przez regułę, jego działanie może wpłynąć na wiele kolejnych operacji.

Przykładowo zmiana ceny zakupu może wpłynąć na wartość zamówień i akceptacje.

Zmiana czasu dostawy może wpłynąć na planowanie materiałowe.

Zmiana limitu klienta może spowodować automatyczne zwolnienie zamówienia.

Dlatego uprawnienia powinny odpowiadać zakresowi odpowiedzialności.

Ważne zmiany powinny pozostawiać historię.

Testowanie automatyzacji przed uruchomieniem

Każda reguła powinna zostać sprawdzona na kilku scenariuszach.

Test powinien obejmować przypadek standardowy oraz sytuacje nietypowe.

Jeśli firma automatyzuje akceptację zamówień, trzeba sprawdzić klienta bez zaległości, klienta z zaległością, zamówienie poniżej limitu, dokument przekraczający limit i przypadek z brakującymi danymi.

Trzeba także sprawdzić, czy system reaguje zgodnie z założeniem po zmianie statusu.

Test jednego poprawnego dokumentu daje za mało informacji.

Problemy najczęściej pojawiają się właśnie przy wyjątkach.

Test całego procesu zamiast pojedynczej funkcji

Automatyzacja sprzedaży może działać poprawnie w samym ERP, ale problem może pojawić się podczas przekazania dokumentu do magazynu.

Dlatego trzeba testować pełną ścieżkę.

Zamówienie trafia do ERP, przechodzi kontrolę, rezerwuje zapas, tworzy dyspozycję, magazyn potwierdza wydanie, system aktualizuje status i przygotowuje dalszy dokument.

Pracownik powinien sprawdzić dane na każdym etapie.

Szczególną uwagę trzeba zwrócić na identyfikatory, ilości, ceny, statusy i terminy.

Takie testy pozwalają wykryć błędy na styku modułów i systemów.

Uruchamianie automatyzacji etapami

Firma może rozpocząć od procesu, który generuje najwięcej ręcznej pracy.

Przykładem może być import zamówień internetowych.

Po ustabilizowaniu tego obszaru można dodać automatyczną rezerwację zapasu.

Kolejnym etapem może być przekazywanie dyspozycji do magazynu i aktualizacja statusu.

Takie podejście ułatwia ocenę efektów.

Jeśli firma jednocześnie zmieni sprzedaż, magazyn, zakupy, produkcję i księgowość, znalezienie przyczyny problemu staje się znacznie trudniejsze.

Jak mierzyć efekt automatyzacji?

Firma powinna określić stan przed zmianą i porównać go z wynikiem po uruchomieniu procesu.

Można mierzyć czas obsługi jednego zamówienia, liczbę ręcznych wpisów, liczbę błędów, czas oczekiwania między działami i liczbę dokumentów wymagających poprawy.

Przykładowo pracownik potrzebował wcześniej pięciu minut na ręczne wprowadzenie zamówienia. Przy 200 zamówieniach dziennie oznaczało to około 1000 minut pracy, czyli ponad 16 godzin.

Jeśli import przebiega automatycznie, zespół może przeznaczyć ten czas na obsługę przypadków wymagających decyzji.

Podobne obliczenia można wykonać dla faktur, płatności, przyjęć magazynowych i raportów.

Liczba błędów jako miernik jakości

Czas nie powinien być jedynym kryterium.

Automatyzacja może ograniczyć pomyłki wynikające z ręcznego przepisywania danych.

Firma może więc porównać liczbę błędnych indeksów, ilości, cen, adresów i duplikatów dokumentów.

Jeżeli przed zmianą 2 procent zamówień wymagało ręcznej korekty, a po wdrożeniu wskaźnik spadł do 0,3 procent, firma otrzymuje wymierny efekt.

Przy 10 tysiącach zamówień miesięcznie różnica między 2 procentami a 0,3 procenta oznacza spadek liczby problematycznych dokumentów z 200 do 30.

To przekłada się bezpośrednio na czas pracy zespołu.

Czas przejścia procesu przez firmę

Automatyzacja może skrócić czas między poszczególnymi etapami nawet wtedy, gdy sama czynność zajmuje niewiele czasu.

Przykładowo zatwierdzenie dokumentu trwa minutę, ale dokument może czekać kilka godzin w skrzynce odbiorczej.

Systemowy obieg przekazuje go od razu do właściwej osoby i zapisuje termin.

Po akceptacji kolejny etap uruchamia się automatycznie.

Firma powinna więc mierzyć cały czas realizacji, a nie wyłącznie czas aktywnej pracy użytkownika.

W wielu procesach największe opóźnienia wynikają z oczekiwania na przekazanie informacji.

Jak znaleźć procesy powodujące najwięcej ręcznej pracy?

Dobrym źródłem informacji są sami pracownicy.

Trzeba zapytać, które dane wpisują kilka razy, jakie raporty przygotowują ręcznie i które czynności wykonują codziennie według tej samej kolejności.

Warto również sprawdzić arkusze używane poza ERP.

Jeśli zespół prowadzi osobną tabelę do kontroli terminów, system prawdopodobnie nie dostarcza odpowiedniej informacji albo użytkownicy nie korzystają z dostępnej funkcji.

Kolejnym sygnałem są wiadomości wysyłane według powtarzalnego schematu.

Jeśli pracownik codziennie informuje magazyn o zatwierdzonych zamówieniach, ten etap można prawdopodobnie przenieść do systemu.

Arkusze jako sygnał brakującej automatyzacji

Arkusze mają wiele praktycznych zastosowań, lecz często przejmują zadania, które powinny wynikać z głównego procesu.

Firma może prowadzić osobny plik z zamówieniami oczekującymi, listę braków materiałowych albo ręczny harmonogram płatności.

Jeśli dane z ERP są regularnie kopiowane do takiego pliku, trzeba ustalić przyczynę.

Być może system nie posiada odpowiedniego widoku.

Być może konfiguracja utrudnia dostęp do danych.

Możliwe też, że proces wymaga funkcji, której obecny ERP nie obsługuje.

Samo usunięcie arkusza nie poprawi sytuacji. Trzeba zastąpić funkcję, którą pracownicy dzięki niemu wykonują.

Automatyzacja i integracja z CRM

CRM może przekazywać do ERP zaakceptowane oferty i zamówienia.

ERP może zwracać status realizacji, informacje o fakturach i płatnościach.

Handlowiec otrzymuje wtedy aktualne dane bez ręcznego pytania innych działów.

System może także uruchamiać działania na podstawie zdarzeń finansowych.

Jeśli klient opłaci pierwsze zamówienie, CRM może utworzyć zadanie dla opiekuna.

Jeżeli klient przez określony czas nie składa kolejnych zamówień, można uruchomić proces kontaktu.

Takie przepływy powinny korzystać ze wspólnych identyfikatorów kontrahentów i dokumentów.

Automatyzacja z WMS

Po zatwierdzeniu zamówienia ERP może automatycznie przekazać do WMS dyspozycję wydania.

WMS organizuje kompletację i zwraca wynik.

ERP aktualizuje stan oraz dokumenty.

Jeżeli magazyn potwierdzi częściową realizację, system powinien odpowiednio zaktualizować zamówienie.

Automatyzacja tego procesu ogranicza ręczne przekazywanie list kompletacyjnych i ponowne wpisywanie wyników.

Przy dużej liczbie wysyłek ma to bezpośredni wpływ na wydajność operacyjną magazynu.

Automatyzacja sprzedaży internetowej

Platforma e commerce może automatycznie przekazywać zamówienia do ERP.

System rezerwuje zapas, przekazuje realizację do magazynu i aktualizuje status.

Po wysyłce informacja wraca do sklepu.

Klient widzi zmianę bez ręcznej aktualizacji przez obsługę.

ERP może również przekazywać do platformy ceny i dostępność.

Przy kilku kanałach sprzedaży trzeba szczególnie zadbać o częstą aktualizację zapasu.

Każde zamówienie powinno szybko wpływać na ilość dostępną w pozostałych kanałach.

Automatyzacja przy dużej liczbie transakcji

Proces działający poprawnie przy dziesięciu dokumentach dziennie może zachowywać się inaczej przy kilku tysiącach.

System musi obsłużyć większą liczbę komunikatów, zapisów i zmian stanów.

Firma powinna więc testować wydajność.

Trzeba sprawdzić, jak długo trwa przetworzenie zamówienia, co dzieje się przy masowym imporcie i jak system obsługuje kolejkę.

Ważny jest również okres zwiększonej sprzedaży.

Jeśli zwykle firma obsługuje 1000 zamówień dziennie, a podczas sezonu 5000, automatyzacja powinna być przygotowana na większe obciążenie.

Kolejki procesów i priorytety

Przy dużej liczbie operacji system może przetwarzać zadania w kolejce.

Firma powinna ustalić priorytety.

Zamówienia klientów mogą mieć wyższy priorytet niż okresowy raport.

Aktualizacja stanów może wymagać szybszego przetworzenia niż archiwalne dane analityczne.

Dzięki temu ważne operacje nie czekają na zakończenie mniej pilnych zadań.

Priorytety powinny wynikać z realnego wpływu na pracę firmy.

Automatyzacja podczas awarii systemu

Trzeba określić, co dzieje się, gdy jeden z systemów przestaje odpowiadać.

Jeżeli sklep działa, ale ERP jest chwilowo niedostępny, zamówienia powinny zostać zachowane.

Po przywróceniu połączenia integracja może je przetworzyć.

Firma potrzebuje też procedury dla dłuższej awarii.

Pracownicy muszą wiedzieć, które procesy można kontynuować i jak później uzupełnić dane.

Automatyzacja zwiększa zależność między systemami, dlatego procedury awaryjne powinny powstać przed rzeczywistą awarią.

Kopie danych i możliwość odtworzenia procesu

Procesy automatyczne tworzą wiele powiązanych dokumentów.

Firma powinna mieć możliwość odtworzenia danych zgodnie z przyjętymi zasadami bezpieczeństwa.

Istotne jest również zachowanie historii dokumentów i zmian.

Jeśli doszło do błędnej operacji, użytkownik powinien móc ustalić jej zakres.

Nie każdą operację można po prostu usunąć.

W systemach finansowych i magazynowych często trzeba wykonać odpowiednią korektę, zachowując historię wcześniejszego zapisu.

Aktualizacje ERP a działające automatyzacje

System ERP podlega zmianom.

Producent może aktualizować sposób działania funkcji, interfejsów lub pól.

Firma powinna testować automatyzacje przed wdrożeniem większej aktualizacji.

Dotyczy to szczególnie połączeń z innymi aplikacjami.

Jeżeli zmienia się format komunikatu albo nazwa pola, automatyczny proces może przestać działać poprawnie.

Test powinien obejmować najczęściej wykonywane operacje oraz przypadki mające wpływ na sprzedaż, magazyn i finanse.

Dokumentacja automatyzacji

Firma powinna opisać działające reguły w sposób zrozumiały dla pracowników odpowiedzialnych za proces.

Dokumentacja powinna wskazywać, jakie zdarzenie uruchamia automat, jakie warunki są sprawdzane, co dzieje się po poprawnym wykonaniu i jak obsługiwany jest błąd.

Trzeba również wskazać właściciela procesu.

Jeśli po roku firma chce zmienić próg akceptacji zamówień, powinna wiedzieć, gdzie znajduje się odpowiednia reguła i jakie inne działania od niej zależą.

Brak dokumentacji zwiększa ryzyko przypadkowej zmiany wpływającej na kilka działów.

Szkolenie użytkowników po automatyzacji

Automatyzacja zmienia sposób pracy.

Pracownik, który wcześniej ręcznie tworzył dokument, może teraz zajmować się jego kontrolą albo obsługą wyjątków.

Musi więc rozumieć nową rolę.

Szkolenie powinno pokazywać cały proces i wyjaśniać, w którym miejscu użytkownik przejmuje sprawę.

Trzeba również nauczyć pracowników interpretowania komunikatów błędów.

Jeśli system odrzuca zamówienie z powodu braku mapowania, użytkownik powinien wiedzieć, do kogo przekazać problem i jak sprawdzić jego rozwiązanie.

Automatyzacja powinna ograniczać liczbę kliknięć

System nie powinien wymagać od użytkownika potwierdzania oczywistych operacji tylko dlatego, że tak został wcześniej skonfigurowany.

Jeżeli każda sprzedaż spełniająca standardowe zasady wymaga kliknięcia kilku przycisków bez realnej decyzji, część tych działań można przejąć automatycznie.

Trzeba jednak dokładnie rozróżnić potwierdzenie techniczne od decyzji biznesowej.

Akceptacja kosztu może mieć konkretne znaczenie i powinna pozostać świadomą decyzją.

Potwierdzenie przeniesienia danych z jednego dokumentu do drugiego może być zbędnym krokiem.

Automatyzacja powinna skracać czas oczekiwania

Dużą korzyść daje natychmiastowe uruchamianie kolejnego etapu.

Po zatwierdzeniu dokumentu nie trzeba czekać, aż ktoś poinformuje następną osobę.

System robi to od razu.

Jeśli produkcja zgłosi zakończenie partii, magazyn może natychmiast otrzymać informację.

Jeżeli klient opłaci zamówienie, proces może zostać automatycznie zwolniony do realizacji.

Jeśli kontrola jakości zatwierdzi materiał, staje się on dostępny dla planowania.

Takie skrócenie przerw między etapami może mieć większy wpływ na czas realizacji niż sama oszczędność kilku minut przy pojedynczej czynności.

Proces trzeba regularnie sprawdzać po wdrożeniu

Automatyzacja uruchomiona kilka lat temu może przestać odpowiadać obecnemu sposobowi działania firmy.

Zmieniają się produkty, kanały sprzedaży, dostawcy i zasady akceptacji.

Firma powinna okresowo sprawdzać, czy reguły nadal mają sens.

Jeśli liczba wyjątków stale rośnie, może to oznaczać, że proces wymaga zmiany.

Jeżeli pracownicy regularnie omijają automat i wykonują czynność ręcznie, trzeba ustalić przyczynę.

System powinien wspierać rzeczywisty sposób pracy, a proces powinien być aktualizowany razem z organizacją.

Kiedy automatyzacja zaczyna przeszkadzać?

Problem pojawia się wtedy, gdy reguły są zbyt sztywne albo nie uwzględniają częstych przypadków.

Pracownik może wtedy wykonywać dodatkowe czynności tylko po to, aby obejść system.

Przykładowo każde zamówienie powyżej 10 tysięcy złotych trafia do akceptacji, choć większość klientów regularnie składa większe zamówienia według stałych warunków.

Zespół codziennie zatwierdza więc dziesiątki dokumentów bez realnej analizy.

Taką regułę trzeba przeprojektować.

Można uwzględnić typ klienta, historię płatności albo inny parametr, który lepiej odzwierciedla rzeczywiste ryzyko.

Ręczne obejścia pokazują słabe miejsca procesu

Jeżeli użytkownicy masowo korzystają z obejść, firma powinna potraktować to jako informację o procesie.

Pracownicy mogą wpisywać sztuczne wartości, zmieniać statusy albo prowadzić dodatkowe arkusze.

Takie działania często wynikają z reguły niedopasowanej do codziennych sytuacji.

Trzeba wtedy porozmawiać z osobami wykonującymi proces i sprawdzić konkretne przypadki.

Celem powinno być usunięcie przyczyny, a nie zwiększanie liczby kontroli bez analizy.

Jak ustalić kolejność automatyzacji w firmie?

Najpierw trzeba policzyć, gdzie pracownicy tracą najwięcej czasu.

Proces wykonywany 500 razy dziennie ma zwykle większy potencjał niż operacja wykonywana raz w miesiącu.

Drugim kryterium jest liczba błędów.

Jeśli ręczne przepisywanie danych regularnie powoduje pomyłki, automatyzacja może szybko przynieść efekt.

Trzecim elementem jest stopień powtarzalności.

Proces oparty na jasnych regułach łatwiej zautomatyzować niż działanie wymagające wielu indywidualnych decyzji.

Firma powinna więc rozpocząć od operacji częstych, powtarzalnych i generujących wymierne koszty pracy lub błędów.

Prosty proces często daje większy efekt niż rozbudowany projekt

Nie każda automatyzacja musi obejmować cały dział.

Czasem prosty mechanizm pozwala zaoszczędzić setki godzin rocznie.

Przykładem może być automatyczne przypisanie zamówienia do opiekuna na podstawie klienta.

Innym przykładem jest automatyczne utworzenie rezerwacji po potwierdzeniu zamówienia.

Jeśli pracownik wykonywał taką czynność kilkaset razy w tygodniu, efekt pojawia się szybko.

Firma może następnie rozwijać proces krok po kroku.

Jak policzyć opłacalność automatyzacji?

Trzeba zacząć od liczby operacji.

Załóżmy, że pracownik ręcznie wprowadza 300 dokumentów dziennie. Każdy dokument zajmuje średnio trzy minuty.

Daje to 900 minut, czyli 15 godzin pracy dziennie.

Przy około 20 dniach roboczych miesięcznie powstaje 300 godzin pracy.

Jeśli automatyczny import ogranicza ręczną obsługę do 10 procent dokumentów wymagających sprawdzenia, firma odzyskuje znaczną część tego czasu.

Do obliczenia można dodać koszt błędów, reklamacji i opóźnień.

Takie dane pozwalają ocenić, które procesy powinny zostać zautomatyzowane w pierwszej kolejności.

Automatyzacja a rozwój liczby transakcji

Firma może zwiększać sprzedaż bez proporcjonalnego zwiększania liczby osób wykonujących powtarzalne operacje.

Jeżeli zamówienia są importowane automatycznie, wzrost z 500 do 800 dokumentów dziennie nie oznacza automatycznie wzrostu czasu ręcznego wprowadzania o 60 procent.

Zespół skupia się głównie na wyjątkach.

Warunkiem pozostaje odpowiednia wydajność systemu i poprawność reguł.

Wraz ze wzrostem liczby transakcji trzeba kontrolować kolejki, czas przetwarzania i liczbę błędów.

Automatyzacja wymaga utrzymania

Każdy automat powinien mieć właściciela.

Ktoś musi reagować na zmiany procesu, aktualizować parametry i sprawdzać błędy.

Jeśli firma zmieni sposób dostawy, system może wymagać nowego mapowania.

Jeśli pojawi się nowy magazyn, trzeba uzupełnić reguły dotyczące rezerwacji.

Jeśli zmienią się progi akceptacji, przepływ dokumentów powinien zostać dostosowany.

Automatyzacja pozostawiona bez kontroli z czasem zaczyna coraz słabiej odpowiadać codziennej pracy.

Dane z ERP pomagają rozwijać kolejne automatyzacje

Po uruchomieniu pierwszych procesów firma zbiera informacje o liczbie dokumentów, czasie wykonania i błędach.

Dane te pokazują kolejne miejsca wymagające poprawy.

Jeśli większość zamówień przechodzi automatycznie, ale 15 procent zatrzymuje się na jednym konkretnym polu, trzeba sprawdzić jego źródło.

Jeśli kupcy regularnie poprawiają sugerowane ilości zakupów, parametry planowania mogą wymagać aktualizacji.

Jeżeli planista często ręcznie przesuwa te same grupy zleceń, reguły harmonogramu mogą być niedopasowane.

ERP pozwala więc analizować rzeczywisty przebieg procesów i na tej podstawie poprawiać kolejne etapy.

Automatyzacja powinna opierać się na rzeczywistych danych z codziennej pracy

Najlepsze efekty powstają wtedy, gdy system wykorzystuje informacje wprowadzane podczas normalnych operacji.

Handlowiec rejestruje zamówienie. Magazyn potwierdza wydanie. Produkcja raportuje wykonanie. Księgowość rejestruje płatność.

Te zdarzenia mogą uruchamiać kolejne działania.

Firma nie musi tworzyć osobnych raportów tylko po to, aby automat wiedział, co ma zrobić.

Proces wykorzystuje dane już powstające w ERP.

Warunkiem jest ich regularne i poprawne rejestrowanie.

Dobrze ustawiony ERP porządkuje powtarzalne operacje

Automatyzacja procesów biznesowych powinna ograniczać ręczne przepisywanie danych, skracać czas przejścia dokumentu między działami i zmniejszać liczbę operacji wykonywanych według stałego schematu.

ERP może automatycznie obsługiwać rezerwacje, zapotrzebowania, obiegi akceptacji, przekazywanie dokumentów, kontrolę terminów, raportowanie i część rozliczeń.

Największe znaczenie ma jakość procesu przed jego automatyzacją.

Firma powinna jasno określić źródła danych, reguły działania, obsługę wyjątków i odpowiedzialność użytkowników.

Następnie trzeba przetestować pełny przebieg na rzeczywistych scenariuszach oraz mierzyć efekty po uruchomieniu.

System powinien wykonywać operacje powtarzalne i jednoznaczne. Pracownicy powinni zajmować się przypadkami wymagającymi wiedzy, oceny oraz decyzji.

Taki podział pozwala wykorzystać ERP do codziennego porządkowania pracy bez tworzenia dodatkowych ręcznych etapów. Firma szybciej przekazuje informacje między sprzedażą, magazynem, zakupami, produkcją i finansami. Dane powstają raz, a system wykorzystuje je w kolejnych częściach procesu zgodnie z ustalonymi zasadami.

Tekst zawiera wzmianki o firmie oraz oferowanym przez nią produkcie