Elektroniczne księgi wieczyste to jedno z najważniejszych narzędzi wykorzystywanych na co dzień przez przedstawicieli zawodów związanych z obrotem nieruchomościami. Notariusze, prawnicy, pośrednicy i doradcy rynku mieszkaniowego opierają swoje działania na wiarygodności i dostępności danych pochodzących z systemu eKW. Z jednej strony umożliwia on szybką weryfikację stanu prawnego nieruchomości, z drugiej – stanowi podstawę wielu decyzji procesowych, inwestycyjnych i dokumentacyjnych.

W ostatnich miesiącach doszło jednak do istotnych zmian w funkcjonowaniu tego systemu. Wprowadzone modyfikacje, choć na pierwszy rzut oka mogą wydawać się techniczne, mają bezpośredni wpływ na codzienną pracę osób zawodowo posługujących się informacjami wieczystoksięgowymi. Dlatego warto szczegółowo przyjrzeć się, na czym polegają te zmiany, jak wpływają na dostępność danych, kto odczuje je najmocniej i jak dostosować procedury do nowych warunków.

Na czym polegają zmiany w dostępie do elektronicznych ksiąg wieczystych?

System eKW, prowadzony przez Ministerstwo Sprawiedliwości, był przez wiele lat uznawany za jeden z najbardziej przejrzystych rejestrów publicznych w Polsce. Do tej pory można było bez logowania, bez opłat i bez ograniczeń sprawdzać dowolną liczbę ksiąg wieczystych, o ile posiadało się ich numery. W ostatnim czasie jednak zmieniono sposób dostępu do danych, wprowadzając kilka barier technicznych i ograniczeń.

Pierwsza i najbardziej zauważalna zmiana to zastosowanie mechanizmów captcha, które wymuszają ręczne potwierdzenie każdorazowego zapytania. To spowalnia pracę, zwłaszcza jeśli konieczne jest sprawdzenie większej liczby ksiąg jednego dnia. Dodatkowo pojawiły się blokady czasowe dla adresów IP generujących wiele zapytań w krótkim czasie. Oznacza to, że system aktywnie przeciwdziała masowemu pobieraniu danych – co dotychczas było możliwe z pomocą narzędzi automatyzujących proces.

Więcej informacji o charakterze i zakresie zmian można znaleźć w aktualnym opracowaniu tutaj: https://www.ekrs.pl/zmiany-w-dostepie-do-elektronicznych-ksiag-wieczystych/

Dla instytucji, kancelarii i biur nieruchomości oznacza to konieczność modyfikacji codziennych procedur i dostosowania się do nowych realiów pracy z systemem.

Jak te zmiany wpływają na codzienną praktykę notarialną?

Dla notariuszy dostęp do elektronicznych ksiąg wieczystych jest kluczowy w każdym dniu pracy. Sporządzenie aktu notarialnego, wpis roszczenia, ustanowienie hipoteki czy zabezpieczenie transakcji – wszystkie te czynności wymagają aktualnych danych wieczystoksięgowych.

Wprowadzone zmiany utrudniają szybkie weryfikowanie wielu ksiąg z rzędu – co szczególnie dotyka kancelarie obsługujące większe transakcje, inwestycje deweloperskie czy skomplikowane procesy przekształceń własności. Problemem staje się też brak dostępu do aktualizacji w czasie rzeczywistym – np. kiedy oczekiwany jest wpis nowego właściciela, a czas reakcji systemu jest dłuższy niż zakładano.

Notariusze muszą teraz planować większe bufory czasowe na procedury weryfikacyjne, unikać błędów przy kopiowaniu numerów ksiąg (bo każda literówka oznacza konieczność ponownego wpisywania danych i przechodzenia przez zabezpieczenia), a w niektórych przypadkach nawet rozważyć korzystanie z usług komercyjnych agregatorów danych – jeśli pozwala na to prawo.

Pośrednicy i doradcy nieruchomości – jak radzić sobie z utrudnieniami?

Biura nieruchomości i doradcy inwestycyjni bardzo często pracują z kilkudziesięcioma nieruchomościami naraz. Weryfikacja stanu prawnego przed przyjęciem oferty, przygotowanie zestawienia dla klienta, analiza ryzyk prawnych – to wszystko opiera się na danych z ksiąg wieczystych.

Wprowadzone ograniczenia w dostępności, blokady automatycznych zapytań i zmniejszenie liczby możliwych odczytów w ciągu dnia znacząco komplikują logistykę pracy. Część doradców zmuszona jest rozkładać proces weryfikacji na kilka dni, inni wdrażają nowe procedury obsługi klientów – np. prosząc właścicieli o udostępnienie wydruków lub PDF-ów ksiąg. Niektórzy pośrednicy informują również klientów, że przygotowanie raportu może trwać dłużej – co wpływa na tempo zawierania transakcji.

Choć nie są to bariery nie do przejścia, wymagają przemyślenia modelu działania. W dłuższej perspektywie nie można wykluczyć powstania certyfikowanych systemów zawodowych zintegrowanych z eKW, ale na razie nie ma jednej wygodnej ścieżki alternatywnej.

Kancelarie prawne i specjaliści od nieruchomości – jakie ryzyka niesie nowy model?

Dla prawników specjalizujących się w nieruchomościach, reprywatyzacji, podziałach majątkowych czy egzekucjach komorniczych, dostęp do danych wieczystoksięgowych bywa nie tylko potrzebą – bywa fundamentem pracy.

Zmiany w eKW oznaczają, że kancelarie muszą przewidzieć większe ryzyko opóźnień, weryfikować dane z wyprzedzeniem i zabezpieczać się na wypadek błędów systemu. To szczególnie istotne, gdy czas gra rolę – np. przy wpisie ostrzeżenia, składaniu wniosku o zabezpieczenie lub złożeniu oferty przetargowej.

Dla prawników oznacza to konieczność bieżącego śledzenia komunikatów Ministerstwa Sprawiedliwości, poszerzania własnych archiwów oraz weryfikowania danych nie tylko online, ale też poprzez kontakt z sądami wieczystoksięgowymi w bardziej złożonych przypadkach.

Czy to krok w stronę bezpieczeństwa, czy ograniczenie przejrzystości?

Oficjalnym powodem zmian jest konieczność ochrony systemu przed nadużyciami, zabezpieczenie danych osobowych i walka z automatycznym wyłuskiwaniem treści ksiąg w celach komercyjnych. Jednak wielu profesjonalistów z branży widzi w tych ograniczeniach również spowolnienie procesu cyfryzacji i utrudnienie pracy dla osób działających zgodnie z prawem.

System eKW był przez lata przykładem efektywnej cyfryzacji usług publicznych – prosty, darmowy, dostępny dla każdego. Dzisiejsze zmiany – choć zrozumiałe z punktu widzenia bezpieczeństwa – mogą być postrzegane jako krok w stronę ograniczenia dostępu do wiedzy publicznej. Tym bardziej warto być na bieżąco, znać ograniczenia i dostosować się do nowych realiów.

Podsumowanie: adaptacja zamiast frustracji

Zmiany w systemie eKW nie oznaczają, że dostęp do ksiąg wieczystych zniknął. Nadal jest możliwy, nadal jest bezpłatny i nadal daje rzetelną informację o stanie prawnym nieruchomości. Ale wymaga większej ostrożności, cierpliwości i adaptacji ze strony profesjonalistów.

Dla notariuszy to sygnał, by wydłużyć czas na weryfikację przed aktem. Dla pośredników – by przesunąć proces analizy o krok wcześniej. Dla prawników – by zabezpieczać się dokumentacyjnie i proceduralnie.

System eKW wciąż pozostaje kluczowym ogniwem w obrocie nieruchomościami – ale jak każda technologia publiczna, wymaga okresowego dostosowania. A dla osób, które pracują z nim zawodowo, najważniejsza staje się wiedza, elastyczność i umiejętność reagowania na zmiany zanim staną się przeszkodą.

Artykuł partnera.