Działalność nierejestrowana stanowi atrakcyjną alternatywę dla wielu freelancerów i osób rozpoczynających własną przygodę z biznesem – pozwala na legalne zarabianie bez obowiązku zakładania firmy, a jednocześnie daje możliwość sprawdzenia rynku przy minimalnych kosztach formalnych. Jednak choć pozornie prosta, niesie ze sobą szereg wymogów, które trzeba spełnić, aby uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji podatkowych. Poniższy przewodnik krok po kroku wyjaśnia definicję i podstawowe warunki działalności nierejestrowanej, limity przychodów oraz praktyczne wskazówki dotyczące dokumentowania przychodów, tak aby każdy freelancer mógł spokojnie skoncentrować się na świadczonych usługach, a nie na biurokracji.

Definicja i warunki działalności nierejestrowanej

Działalność nierejestrowana (DNI) to forma prowadzenia drobnej działalności gospodarczej, w której przedsiębiorca – najczęściej osoba fizyczna – wykonuje regularne usługi lub sprzedaje towary, jednak nie przekracza rocznego limitu przychodów i nie zakłada formalnie firmy. Podstawowym aktem prawnym regulującym tę formę działalności jest Ustawa z dnia 6 marca 2018 roku o Przedsiębiorczości, która wprowadziła DNI właśnie po to, by ułatwić start osobom, które dopiero sprawdzają, czy ich pomysł na biznes się przyjmie. Warunkiem koniecznym jest osiągnięcie przychodu nieprzekraczającego 50% minimalnego wynagrodzenia – w 2024 roku to kwota 1745 zł miesięcznie, co w skali roku daje około 20 940 zł. Przewiduje się tutaj również, że działania podejmowane są poza umową o pracę i działalnością gospodarczą – nie mogą więc być jednocześnie świadczone w ramach etatu na podstawie umowy o dzieło czy zlecenie w zakresie tych samych zadań.

Aby uznać, że prowadzisz działalność nierejestrowaną, musisz spełnić cztery podstawowe warunki:

1. Brak wymogu wpisu do CEIDG – nie rejestrujesz firmy, nie pobierasz numeru NIP w tym celu ani nie składasz wniosku o VAT-R.
2. Regularność i ciągłość przychodów – działalność jest prowadzona w sposób ciągły, a nie jednorazowy, więc stale wykonujesz usługi lub sprzedajesz produkty.
3. Limit przychodów – nie przekraczasz 50% minimalnego wynagrodzenia brutto w skali miesiąca (uwzględniając przerwy, czyli jeżeli w jednym miesiącu przekroczysz limit, w kolejnym możesz być poniżej).
4. Brak równoległych zobowiązań – nie prowadzisz równocześnie z DNI innej działalności gospodarczej ani nie świadczysz tych samych usług w ramach umowy o pracę czy umowy cywilnoprawnej.

Spełniając te warunki, nie musisz rejestrować się w CEIDG, a więc nie ponosisz kosztów związanych z założeniem i prowadzeniem formalnej działalności gospodarczej. Jest to szczególnie wygodne dla freelancerów, którzy chcą przetestować rynek – na przykład graficy, copywriterzy, konsultanci czy osoby sprzedające rękodzieło.

Zasady limitu przychodów i ich praktyczne zastosowanie

Limit przychodów to najważniejszy aspekt działalności nierejestrowanej. Obecnie stanowi on połowę minimalnego wynagrodzenia brutto, co w 2024 roku wynosi 1745 zł miesięcznie. Oznacza to, że w żadnym miesiącu nie możesz przekroczyć tej kwoty, nawet jeśli w innych miesiącach pozostaniesz poniżej. W praktyce oznacza to konieczność monitorowania przychodów co miesiąc – już sprzedaż jednorazowej usługi za 2000 zł spowoduje automatyczne wyjście poza DNI, a w miesiącu, w którym to nastąpiło, będziesz musiał zarejestrować działalność lub rozliczyć się jako osoba prywatna (np. na podstawie umowy zlecenia).

Jak to wygląda w praktyce? Załóżmy, że jesteś freelance’em i w styczniu sprzedasz logo za 1500 zł, a w lutym zarobisz 1800 zł. Luty przekracza limit 1745 zł, dlatego w tym miesiącu działalność nierejestrowana nie będzie już możliwa. Możesz wstrzymać usługi do momentu założenia działalności gospodarczej, albo – jeśli nie chcesz od razu rejestrować firmy – rozliczyć ten konkretny przychód jako osoba fizyczna, wystawiając fakturę lub rachunek, a jednocześnie pamiętając o zapłacie zaliczki na podatek. Jeśli jednak w kolejnym miesiącu – marcu – nie zarobisz nic lub zarobisz poniżej limitu, działalność nierejestrowana „resetuje się” i możesz ponownie świadczyć usługi w ramach DNI. Ważne jest jednak, by podchodzić do tego z dużą starannością – prowadzenie miesięcznego zestawienia przychodów to podstawa.

Niektórzy pytają, czy przychód liczony jest netto czy brutto – definicja mówi wyraźnie, że chodzi o przychód brutto, czyli kwotę otrzymaną od klienta bez odliczania kosztów. Jeśli więc sprzedasz usługę za 1200 zł netto, a twój klient płaci 1476 zł brutto (20% VAT), to w ramach DNI liczy się 1476 zł, a nie 1200 zł, co może spowodować szybsze przekroczenie limitu.

Dokumentowanie przychodów i praktyczne wskazówki

W DNI nie występuje obowiązek prowadzenia pełnej księgowości czy ewidencji przychodów w ramach książki przychodów i rozchodów, jak w działalności gospodarczej. Jednak aby wykazać urzędnikom skarbowym, że nie przekroczyłeś limitu oraz że twoja działalność jest naprawdę nierejestrowana, musisz sumiennie dokumentować przychody. Podstawowe zasady są proste: wystawiasz rachunek lub fakturę (zależnie od tego, czy jesteś VAT-owcem, czy prowadzisz działalność nierejestrowaną nieosiągającą limitu VAT) każdemu klientowi, notujesz datę wykonania usługi, opis usługi lub towaru, oraz otrzymaną kwotę brutto. Każdy dokument powinien być przechowywany w formie papierowej lub elektronicznej – ważne, aby w razie kontroli skarbowej móc przedstawić wiarygodne, czytelne zestawienie.

Dobrym zwyczajem jest prowadzenie miesięcznej tabelki w arkuszu kalkulacyjnym, gdzie w kolumnach znajdują się daty, numery dokumentów, opisy usług, kwota brutto, a w kolejnej kolumnie sumowana jest wartość przychodów w danym miesiącu. Dzięki temu z łatwością sprawdzisz, czy w którymś momencie zbliżasz się do limitu. W momencie, gdy miesiąc zbliża się do 1745 zł, warto zaplanować przerwanie sprzedaży lub przesunięcie płatności na kolejny miesiąc – dzięki temu unikniesz automatycznego obowiązku rejestracji działalności.

Co zrobić w sytuacji, gdy klient zamawia usługę, ale płatność ma zostać zrealizowana w dwóch ratach? Rekomenduje się rozliczać faktury w momencie otrzymania części kwoty – czyli jeśli umówisz się na 2000 zł w dwóch ratach po 1000 zł, a otrzymasz pierwszą ratę w danym miesiącu, to od tej kwoty naliczasz przychód. W następnym miesiącu, gdy przyjdzie druga rata, wtedy znowu naliczasz przychód. W ten sposób nigdy nie przekroczysz miesięcznego limitu, o ile nie otrzymasz obu rat w jednym miesiącu.

Należy też zwrócić uwagę na sprzedaż towarów zakupionych – gdy kupujesz produkty do odsprzedaży (np. rękodzieło czy materiały), masz prawo odliczyć swoje koszty uzyskania przychodu, jednak w działalności nierejestrowanej kosztów nie odlicza się w tradycyjnym znaczeniu podatkowym, a jedynie do momentu obliczenia rzeczywistego dochodu, który potem ujmujesz w zeznaniu rocznym. W praktyce przychód i dochód w DNI to to samo – skoro nie odliczasz wprost kosztów w trakcie roku, to w deklaracji PIT wykazujesz przychód pomniejszony o sumę wydatków związanych z usługami (na przykład zakup materiałów), a otrzymany wynik stanowi podstawę opodatkowania.

Podatkowe aspekty i rozliczenia końcowe

Choć działalność nierejestrowana nie wymaga uprzedniego zgłoszenia w urzędzie skarbowym, musisz pamiętać o comiesięcznym monitorowaniu przychodów, a na koniec roku rozliczyć się w zeznaniu PIT-36 lub PIT-36L w zależności od formy opodatkowania. W praktyce – większość freelancerów w DNI wybiera opodatkowanie na zasadach ogólnych (skala podatkowa 12% i 32%), dzięki czemu może uwzględnić koszty uzyskania przychodów. W zeznaniu wykazujesz przychody zebrane na dokumentach oraz poniesione wydatki, a różnica jest podstawą opodatkowania. Jeśli nie osiągnąłeś w skali całego roku dochodu przekraczającego wolną kwotę (30 000 zł), może okazać się, że nie zapłacisz ani złotówki podatku, mimo że regularnie świadczyłeś usługi. Warto jednak pamiętać o terminowym złożeniu PIT (do końca kwietnia następnego roku) i uregulowaniu ewentualnych zaliczek na podatek w trakcie roku, jeśli oczekujesz, że roczny dochód przekroczy wolną kwotę.

Co ważne, nawet jeśli w trakcie roku nagle przekroczysz limit 50% minimalnego wynagrodzenia, nie musisz zakładać działalności od razu – możesz w danym miesiącu rozliczyć się jako osoba fizyczna (poza DNI), a w kolejnych miesiącach wrócić do formy nierejestrowanej, o ile znów będziesz poniżej limitu. Pamiętaj jednak o obowiązku zapłaty zaliczki na podatek – lada moment może pojawić się konieczność wyliczenia różnicy między sumą przychodów i kosztów oraz obliczenia podatku zgodnie ze skalą podatkową.

Jeśli potrzebujesz wskazówek, jak uniknąć pułapek podatkowych w DNI, możesz zajrzeć tutaj: https://www.naszrybnik.com/site/art/7-strony-partnerskie/0-/26096-jak-uniknac-problemow-podatkowych-w-dzialalnosci-nierejestrowanej-

Dzięki sumiennemu dokumentowaniu przychodów, świadomości limitu oraz odpowiedniemu rozliczaniu kosztów, działalność nierejestrowana może być bezpiecznym i elastycznym sposobem na zdobycie pierwszych kontraktów i rozwinięcie własnej marki. Pamiętaj, że kluczem jest regularność oraz rzetelne prowadzenie ewidencji sprzedaży – w ten sposób unikniesz niepotrzebnego stresu i będziesz mogła skupić się na tym, co najważniejsze – na realizacji zleceń i dalszym rozwijaniu swojej kariery freelancera.

Artykuł sponsorowany.